Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Bagian identitas

Kode unik

23500-4

Nama resmi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur

Nama paralel

Nama lain

  • DISPERPUSIP JATIM

Tipe

  • Lembaga Kearsipan Provinsi

Bagian kontak

 

Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan

Tipe

Alamat

Alamat

Kabupeten/Kota

Provinsi

Nama Negara

Kode pos

Telepon

031-8499941-45

Faks

031-8493945

Email

Catatan

 

Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan Kontak utama

Tipe

email

Alamat

Alamat

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur Jl. Jagir Wonokromo 350 Surabaya

Kabupeten/Kota

Surabaya

Provinsi

Jawa Timur

Nama Negara

Indonesia

Kode pos

60244

Telepon

031-8499941-45

Faks

031-8493945

Email

Catatan

arsipjatim350@gmail.com

Bagian deskripsi

Sejarah

Lembaga Kearsipan Daerah di Provinsi Jawa Timur keberadaannya dimulai dengan dibentuknya Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Jawa Timur pada Tahun 1997. Sedangkan keberadaan Kantor Arsip Daerah (KAD) yang didirikan berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 tahun 1992 merupakan Unit Kearsipan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur.
Berlakunya Undang-undang Nomor 32 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, kedua lembaga tersebut merger kedalam Badan Arsip Provinsi Jawa Timur yang dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah Nomor 41 Tahun 2000 tanggal 18 Desember 2000 dan diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 15 tahun 2001 Seri D.
Selanjutnya dengan berlakunya Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, lembaga kearsipan merger dengan lembaga perpustakaan menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008.
Terakhir dengan lahirnya Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah menjadi landasan hukum terbentuknya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dengan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Tahun 2016.

Konteks geografis dan budaya

Surabaya - Jawa Timur

Mandat/sumber kewenangan

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
  3. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
  4. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 6 Tahun 2016 tentang Tugas dan Fungsi Unit Kearsipan Perangkat Daerah Pemerintah Provinsi Jawa Timur
  5. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 91 Tahun 2016 tentang Pengawasan Kearsipan

Struktur administrasi

Organisasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Propinsi Jawa Timur didasarkan pada Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 64 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

A. Unsur pimpinan disebut Kepala Dinas

B. Unsur Pimpinan Menengah terdiri Sekretaris dan 5 (lima) Kepala Bidang, yaitu :

  1. Sekretaris, membawahi :
    1.1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
    1.2 . Kepala Sub Bagian Penyusunan Program
    1.3. Kepala Sub Bagian Keuangan

    1. Kepala Bidang Deposit,Akuisisi,Pelestarian dan Pengolahan Bahan Perpustakaan, membawahi :
      2.1. Kepala Seksi Deposit,
      2.2. Kepala Seksi Akuisisi dan Alih Media Arsip,
      2.3. Kepala Seksi Pengolahan dan Pelestarian Bahan Pustaka
    2. Kepala Bidang Pelayanan Perpustakaan dan Informasi, membawahi :
      3.1. Kepala Seksi Pelayanan Perpustakaan,
      3.2. Kepala Seksi Pelayanan Ekstensi;
      3.3. Kepala Seksi Promosi dan Pengembangan Minat Baca.
    3. Kepala Bidang Pengembangan Sumber Daya, membawahi :
      4.1. Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan
      4.2. Kepala Seksi Pengembangan Kearsipan
      4.3. Kepala Seksi Kerjasama Perpustakaan dan Kearsipan

      1. Kepala Bidang Penyelamatan dan Pendayagunaan Kearsipan, membawahi :
        5.1. Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip,
        5.2. Seksi Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip,
        5.3. Seksi Layanan Kearsipan
      2. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, membawahi :
        6.1. Seksi Pembinaan Kearsipan,
        6.2. Seksi Pemasyarakatan Kearsipan,
        6.3. Seksi Pengawasan Kearsipan.

      C. Kelompok Jabatan Fungsional Arsiparis dan Pustakawan

Kebijakan mengenai Pengelolaan Arsip dan Penghimpunan

  1. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 18 Tahun 2005 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
  2. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 70 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan
  3. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 40 Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian
  4. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Vital
  5. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 23 Tahun 2016 tentang Pengelolaan Arsip Aset Pemerintah Daerah
  6. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2016 tentang Penyusutan Arsip
  7. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2017 tentang JRA Substantif Urusan Kearsipan dan Perpustakaan
  8. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 124 Tahun 2017 tentang Pembelian/Ganti Rugi Penyerahan Arsip
    8.Peraturan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur nomor : 045/21/119.5/2017 tentang Layanan Wisata Arsip
  9. Pedoman Akuisisi Arsip Statis
  10. Pedoman Wawancara Sejarah Lisan
  11. Pedoman Perawatan Arsip Kertas
  12. Pedoman Perawatan Arsip Media Baru
  13. Pedoman Pengolahan Arsip Statis

Gedung

Depo Arsip Jagir (Depo Arsip Statis) area penyimpanan 500 m2 kapasitas penyimpanan 2.500 meter linier
Depo Arsip Pandaan (Depo Arsip Inaktif >10 tahun) area penyimpanan 1200 m2 kapasitas penyimpanan

Khazanah

A. Berdasarkan Kelompok Provenance

  1. Arsip Konvensional Sebelum 1945
  2. Arsip Periode 1945 -1949
  3. Arsip Pemerintah Provinsi Jawa Timur
  4. Arsip Lembaga Vertikal
  5. Arsip BUMN/BUMD
  6. Arsip Organisasi Kemasyarakatan, Sosial dan Politik
  7. Arsip Swasta
  8. Arsip Perorangan
  9. Arsip Hasil Reproduksi
    B. Berdasarkan Jenisnya
  10. Arsip Tekstual : 51.135 nomor
  11. Arsip Film : 6.775 Judul
  12. Arsip Foto : 111.642 ekspose (negatif film, positif, digital)
  13. Arsip Rekaman Suara : 906 kaset
  14. Arsip Kartografi : 1.783 lembar (peta dan gambar teknik)

Sarana temu balik, pedoman dan publikasi

Buku Inventaris Arsip, 60 judul
Buku Daftar Arsip, 19 judul
Buku Guide Arsip, 4 judul
Penerbitan Naskah Sumber Arsip, 17 judul
Khazanah Arsip Jawa Timur, judul
Katalog Pameran Arsip, 3 judul.

Bagian akses

Waktu layanan

Jadwal Layanan Arsip

  1. Senin s/d Kamis Waktu : 08.00 - 14.30 WIB
  2. Jum'at Waktu : 08.00 - 14.00 WIB
  3. Sabtu Waktu : 08.00 - 12.30 WIB

Persyaratan dan Kondisi Akses

  1. Pengguna arsip wajib registrasi di aplikasi yang disediakan
  2. Pengguna diharapkan mengisi kuestioner layanan dalam aplikasi yang disediakan
  3. Persyaratan pengguna :
    a. Masyarakat umum/perorangan : KTP
    b. Mahasiswa Penelitian : Surat Pengantar/Rekomendasi dari PT
    c. Instansi Pemerintah/Swasta : Surat Keterangan dari Instansi/Badan Hukum
    d. WNA : Pasport dan Surat Keterangan lainnya
  4. Jenis Tarif dan Jasa Layanan Arsip berdasarkan Perda Prov Jatim Nomor 15 tahun 2013 tentang perubahan atas Peraturan Daerah Provjatim Nomor 1 Tahun 2012 tentang Retribusi Daerah.

Akses menuju lokasi

Dari Terminal Joyoboyo - Angkot Lin U - turun Depan Kantor Satpol PP
Dari Terminal Bungurasih - Bus Kota Jurusan Bratang - turun Perempatan Prapen Nginden - jalan kearah barat 100 m

Bagian layanan

Layanan penelitian

Ruang Layanan Arsip (Meja Baca, Sarana Listrik untuk penggunaan Notebook)
Almari Katalog (Inventaris Arsip dan Literatur Penunjang Penelitian)
Komputer untuk akses informasi arsip

Layanan reproduksi

Foto Copy
Scanning (pemindaian)

Area publik

Galeri WARAS (Wisata Arsip untuk Anak-anak Sekolah)
Ruang Pemutaran Film Dokumenter
Ruang Laktasi
Free WiFi
Kantin/toko koperasi
Mushola

Bagian kontrol

Kode unik deskripsi

Kode unik lembaga

Aturan dan/atau konvensi yang digunakan

Status

Tingkat kedetilan

Tanggal pembuatan, revisi, dan penghapusan

Bahasa

Tulisan

Sumber

Catatan mengenai pemeliharaan

Simpul Jaringan jatimprov.sikn.go.id
dimanage dan dikontrol
SEKSI PEMELIHARAAN DAN PELESTARIAN ARSIP
BIDANG PENYELAMATAN DAN PENDAYAGUNAAN KEARSIPAN

Jalur akses

Titik Akses

  • Clipboard

Kontak utama

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
Jl. Jagir Wonokromo 350 Surabaya
Surabaya, Jawa Timur
ID 60244